RESPONSABILITÉS :

• L'Université du Temps Libre, service d'Aix Marseille Université, diffuse savoirs et culture scientifique par des programmes non diplômants ouverts à tous. Elle valorise la recherche universitaire et le territoire. Les sites à AixenProvence et Marseille offrent des programmes annuels variés. Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix, où l'équipe de 2 agents accompagne 15,000 personnes par an.

Missions

• Exécuter des tâches administratives et de secrétariat

• Faciliter la circulation de l'information (accueil, mails, courrier)

• Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes

• Saisir et mettre en forme des documents divers, mettre à jour des bases de données

• Assister l'équipe (plannings, organisation de réunions)

• Participer aux inscriptions et évènements

• Gérer les plannings des salles et les absences

• Classer et archiver des documents

• Respecter la réglementation

• Appui technique (site web, affichage, télédiffusion)

Le travail exige adaptabilité et réactivité, avec des périodes de pression et des horaires étendus possibles. L'équipe est soudée et motivée, avec une communication fluide et un environnement dynamique.

Travail en étroite collaboration avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.

• Très bonne maîtrise de l'outil informatique général et de l'élaboration de documents

• Techniques d'accueil (téléphonique, physique) et relationnel

• Très bonne maîtrise de la langue française

• Travailler en équipe

• Polyvalence

• Savoirfaire :

• Accueillir

• Suivre

• Rédiger

• Classer

• Rendre compte

• Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques

• Savoirêtre :

• Sens de l'accueil et de l'écoute

• Autonomie et disponibilité

• Rigueur et réactivité

• Sens de l'organisation

• Adaptabilité et curiosité

• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Plateforme de publication: francetravail.fr